Etapas do processo e regras por etapa

1. Quem decide quando entrevistar

O processo de etapas da vaga é a única autoridade sobre entrevistar, agendar, mover e reprovar. Não importa por onde o candidato entrou, portal, importação, integração ou WhatsApp: a candidatura nasce na primeira etapa e, dali em diante, o que acontece é o que as regras de cada etapa mandam.

Isso vale também para o atendimento pelo WhatsApp. A IA que conversa com o candidato não inicia entrevista por conta própria: ela consulta em que ponto do processo a candidatura está, informa o candidato e, se já existe um convite de agendamento pendente naquela etapa, pode reenviá-lo. Ela nunca cria uma autorização nova.

Repetir a entrevista de quem já concluiu também é decisão do time, feita pela plataforma, com confirmação na tela. A automação não repete uma entrevista já concluída.

2. As etapas

Cada etapa tem um tipo, que diz o papel dela no funil. Os principais são Inscrição, Aderência, Entrevista IA, Entrevista humana, Aprovado e Personalizada. As etapas ficam na vaga, em Etapas do processo, ou num modelo reutilizável em Modelos de pipeline.

• A primeira etapa ativa precisa ser do tipo Inscrição, e só pode haver uma.
• Só pode haver uma etapa de Aderência e uma de Aprovado, e Aprovado precisa ser a última etapa ativa.
• O funil padrão de uma vaga nova é Inscrição, Aderência, Entrevista, Oferta e Aprovado. A Inscrição já vem com uma regra que move o candidato para a etapa seguinte assim que ele entra, para o cálculo de aderência rodar logo.

3. O que uma regra pode fazer

Uma regra é uma frase: quando acontece tal coisa, se tal condição vale, faça tais ações. As regras mais comuns já existem prontas em Automações prontas, na configuração da etapa; o Modo avançado monta qualquer combinação.

Quando

Candidatura entra na etapa, Aderência do currículo, Avaliação concluída, Candidatura parada na etapa, Candidato confirma horário de entrevista ou Entrevistador envia o scorecard.

Se

Condição opcional, como aprovado ou reprovado na avaliação, nota perto do corte, acima ou abaixo do corte de aderência, ou a recomendação do entrevistador.

Faça

Mover de etapa, Mudar status, Reprovar candidatura, Iniciar entrevista por IA, Notificar recrutador(es), Enviar mensagem por e-mail ou Enviar link de agendamento.

Toda regra tem um modo. Em Automático ela executa sozinha. Em Sugerir (exige aprovação humana) ela cria uma pendência, que aparece na candidatura e no menu Pendências, e nada é feito até alguém aprovar. Se o candidato mudar de etapa ou de status antes da aprovação, a pendência expira.

4. Entrevista e convite de agendamento ao entrar na etapa

Em Ao entrar na etapa você escolhe o que acontece com a entrevista por IA e com o convite de agendamento, cada um em três modos.

Automático

A entrevista começa sozinha no WhatsApp, ou o convite de agendamento sai sozinho, assim que o candidato entra na etapa.

Sugerir

Cria uma pendência de aprovação; a entrevista ou o convite só saem quando alguém aprovar.

Manual

Nada acontece sozinho. O time dispara pelo botão Disparar entrevista, ou envia o link de agendamento pela candidatura.

Isso vale para qualquer etapa, inclusive a primeira: uma regra de entrada na Inscrição dispara para o candidato que acabou de se inscrever.

5. As travas da automação

• Nada roda sem a funcionalidade Automação de etapas, que nasce desligada e é ligada por owner ou admin em Configurações, Funcionalidades. Desligar para as regras na hora, e o que acontecer durante a pausa não é reprocessado ao religar.
• Cada vaga tem o interruptor Pausar automações desta vaga. Também aqui, eventos ocorridos durante a pausa não são reprocessados.
• Há um teto de 30 ações de alto impacto por vaga por hora: iniciar entrevista, reprovar, enviar e-mail e enviar link de agendamento. Passou do teto, a automação da vaga é pausada e o time é avisado.
• Regra automática que reprova, envia e-mail ou envia link de agendamento só pode ser salva por owner ou admin da organização.
• A automação nunca contrata: nenhuma regra pode mover o candidato para a etapa Aprovado.
• Mover candidatos em lote para uma etapa com automação ativa pede confirmação, listando o que vai disparar.

6. O que ainda não existe

As ações em lote estão explicadas no guia de ações em lote, e a leitura da nota e das faixas, no guia de avaliação e ranking.