Importar candidatos por planilha

1. Antes de subir a planilha

A importação fica no item Importar do menu lateral. O arquivo pode ser CSV ou XLSX, com até 25 MB e até vinte mil linhas, e a primeira linha precisa ser o cabeçalho. No CSV, tanto a vírgula quanto o ponto e vírgula funcionam como separador; salve o arquivo em UTF-8 para os acentos chegarem certos.

O primeiro passo é escolher para onde os candidatos vão: Banco de talentos, sem vaga, ou Vincular a uma vaga, em que eles entram direto no processo seletivo da vaga escolhida. Se ainda não tem a planilha pronta, o botão Baixar planilha de exemplo (.xlsx) gera um modelo com todas as colunas que a plataforma entende, já com os nomes que ela reconhece sozinha.

2. As colunas

Toda linha precisa de duas coisas: o nome completo e uma chave de identificação, que pode ser um e-mail válido ou um telefone. Linha sem nome, sem nenhuma das duas chaves ou com e-mail malformado é marcada como inválida e não entra.

Identificação

Nome completo, E-mail, Telefone, WhatsApp e ID externo.

Perfil

Título, Resumo, Cargo atual, Empresa atual, Cidade, Estado, País, Senioridade, Anos de experiência e Habilidades, separadas por vírgula ou ponto e vírgula.

Links

LinkedIn, GitHub e Portfólio.

No passo Mapear, a plataforma sugere qual coluna da sua planilha corresponde a qual campo; você confere, corrige ou marca Ignorar nas colunas que não quer trazer. Se a mesma planilha vai voltar outras vezes, salve o mapeamento como perfil e aplique na próxima.

3. Pré-checagem de duplicados

Antes de importar, a pré-checagem mostra como cada linha seria tratada, comparando por e-mail e por telefone com os candidatos do workspace e com as outras linhas do próprio arquivo:

Novos

Não existem no workspace e vão ser criados.

Já existentes

Batem com um candidato que já está no workspace.

Repetidos na planilha

O mesmo e-mail ou telefone aparece em mais de uma linha do arquivo.

Inválidos

Faltou nome ou chave de identificação, ou o e-mail está malformado.

Para os duplicados, você escolhe uma de três estratégias:

Mesclar (enriquecer existente)

É o padrão. Usa o cadastro que já existe e só preenche o que está vazio nele; nada que já estava preenchido é sobrescrito.

Pular

Ignora a linha duplicada.

Criar novo

Cria outro cadastro mesmo havendo um igual.

Na importação para uma vaga, se o candidato já tem candidatura ativa nela, a plataforma não cria uma segunda. O guia sobre candidatura duplicada compara a importação com os outros caminhos de entrada.

4. O que acontece com o processo seletivo

Na importação para uma vaga, todo candidato entra na primeira etapa do processo. E ali ele fica parado: a importação não dispara nenhuma automação. Não sai entrevista, não sai convite de agendamento e nenhuma regra configurada na etapa é executada, mesmo que a etapa esteja configurada para iniciar a entrevista com IA sozinha.

Quando quiser começar, use Disparar entrevista, na candidatura ou em lote para vários candidatos de uma vez, ou mova os candidatos para outra etapa: a partir da mudança de etapa, as regras daquela etapa passam a valer normalmente. O guia de ações em lote mostra como fazer isso para muitos candidatos.

Para entender o que cada etapa faz sozinha, veja o guia sobre regras de etapa.

5. Acompanhar e desfazer

Depois de confirmar, a tela mostra o progresso com as contagens de processadas, criados, atualizados, pulados e falhas, e o botão Ver relatório por linha diz o que aconteceu com cada linha e por quê. As importações ficam listadas em Planilhas que você enviou, logo abaixo.

Desfazer importação remove os candidatos e as candidaturas que aquela importação criou. Um cadastro que já existia e só foi enriquecido pela mesclagem continua lá, com o que foi acrescentado. Só a importação por planilha pode ser desfeita; a que vem de integração, não.