Disponibilidade e agendamento de entrevistas com pessoas

1. Como o agendamento funciona

Quando a etapa da vaga é uma entrevista conduzida por uma pessoa, a plataforma cuida do caminho inteiro: convida o candidato, mostra só horários livres de quem entrevista, segura o horário escolhido, confirma, lembra, e depois pede ao entrevistador o scorecard.

Três funcionalidades controlam isso, em Configurações da Organização, Funcionalidades: "Agendamento de entrevistas (slots)", "Agendamento pela conversa do WhatsApp" e "Scorecard do entrevistador". Todas começam desligadas, e um owner ou admin da organização pode ligá-las.

2. Cadastrar a disponibilidade

A tela fica em Agenda, na aba "Disponibilidade", com o título "Minha disponibilidade". Cada pessoa cuida da própria agenda. Owner e admin podem cuidar da agenda de qualquer membro pelo seletor "Agenda de:".

Minha semana

As faixas de cada dia da semana em que você atende. Dá para copiar um dia para outros.

Dias específicos

O que foge da semana: "Bloquear um dia" (férias, imprevisto) ou "Atender em horário diferente" só naquele dia.

Feriados nacionais (BR)

Bloqueia o dia inteiro dos feriados nacionais. Vem ligado, e dá para liberar um feriado específico.

Ajuste fino da agenda

Duração de cada conversa, capacidade (quantas pessoas por horário; mais de uma é entrevista coletiva), máximo por dia, intervalo entre horários, folga antes, folga depois, canal (vídeo ou presencial, com local) e fuso.

O intervalo decide de quanto em quanto tempo os horários são oferecidos, e pode ser menor que a duração: é o que permite oferecer 9h45 numa entrevista de 60 minutos. Vazio, ele é igual à duração. As folgas não aparecem na lista de horários: elas só bloqueiam os horários vizinhos de um compromisso já marcado.

Os horários não são gerados antes: a plataforma calcula na hora, a partir dessas regras, então qualquer mudança vale imediatamente. O quadro "O que será ofertado" mostra os horários dos próximos 14 dias, e "Simular como candidato" mostra o que um candidato de uma vaga e etapa específicas veria.

3. Ligar o agendamento na etapa da vaga

Na vaga, a etapa precisa ser do tipo "Entrevista humana". Na aba Pipeline, em Configurar na etapa, escolha os entrevistadores do pool: o candidato só vê horários dessas pessoas. Etapa com convite ligado e pool vazio não envia convite nenhum, e a tela avisa.

Ao entrar na etapa

"Automático" envia o convite pelo WhatsApp assim que o candidato entra; "Sugerir" cria uma pendência e o convite só sai quando alguém aprovar; "Manual" não faz nada sozinho.

Antecedência mínima

Tempo mínimo entre o agendamento e a entrevista. Padrão: 24 horas.

Horizonte máximo

Até quantos dias à frente o candidato pode escolher. Padrão: 30 dias.

Prazo de cancelamento

Até quantas horas antes o candidato pode remarcar ou cancelar sozinho. Padrão: 12 horas.

Teto de reagendamentos

Quantas vezes o candidato pode remarcar. Padrão: 2.

No ajuste fino da etapa dá para fixar duração, capacidade, folgas e canal iguais para todo o pool; vazio, cada entrevistador usa o da própria agenda. A opção "Quando o candidato agendar, avançar para a próxima etapa." move a candidatura sozinha quando o horário é confirmado.

4. Como o candidato recebe o convite e escolhe

O convite sai pelo WhatsApp, de três jeitos: automático ao entrar na etapa, depois de uma aprovação, ou pelo botão "Enviar link de agendamento" no card Entrevistas da candidatura. A mensagem de abertura usa um modelo aprovado pela Meta e traz um botão com o link de agendamento. Sem esse modelo aprovado, o convite fica na fila e a tela avisa.

Por que o convite precisa de modelo aprovado está explicado no guia da janela de 24 horas e modelos de mensagem.

Na conversa

A IA oferece horários livres, o candidato escolhe, e o horário fica segurado por cinco minutos enquanto ela pergunta se ele confirma. A reserva só vale depois de um "sim" explícito. Se o horário for ocupado nesse meio-tempo, ela oferece uma lista nova.

Pelo link

O candidato abre a página, escolhe o dia e o horário e confirma. O link vale por 14 dias e deixa de funcionar se a candidatura for encerrada. A página não mostra o nome do entrevistador.

O time também pode marcar à mão, em Agenda, "Nova entrevista", escolhendo a candidatura, o entrevistador e o horário. Nesse caminho os prazos da etapa não se aplicam.

5. Remarcar, cancelar e avisos

O candidato remarca ou cancela pelo mesmo link ou pela conversa, dentro do prazo de cancelamento e do teto de reagendamentos da etapa. Fora do prazo, a plataforma recusa e orienta a falar com o recrutador. O time remarca ou cancela pela própria Agenda, no detalhe da entrevista, e a mudança vale para a reserva do candidato.

Candidato

Recebe confirmação, remarcação e cancelamento por e-mail, com arquivo de calendário anexado, e pelo WhatsApp quando há conversa ativa com ele. Recebe lembretes 24 horas e 1 hora antes. Os lembretes respeitam o horário das 8h às 21h no fuso dele: o que cairia fora disso fica para as 8h seguintes.

Entrevistador

Recebe um e-mail com arquivo de calendário quando a entrevista é marcada, remarcada ou cancelada.

Link da sala

As mensagens levam um link de entrada da plataforma, que abre a sala de vídeo no horário da entrevista.

Essas mensagens saem mesmo para quem pediu para não receber comunicações, porque tratam de uma entrevista que o próprio candidato marcou. Para o evento aparecer com sala de vídeo na agenda do entrevistador, veja o guia do Google Calendar e do Outlook.

6. Scorecard do entrevistador

Quando a entrevista com a pessoa é dada como concluída na plataforma, cada entrevistador recebe por e-mail um link para a "Avaliação da entrevista". Por padrão, ele não precisa estar logado para responder. Se não responder em 24 horas, recebe um lembrete com um link novo, e o anterior deixa de valer.

• "O candidato compareceu à entrevista?": sim ou não.
• Recomendação: "Avançar", "Em dúvida" ou "Reprovar".
• Comentário livre.

O entrevistador pode editar a avaliação por 48 horas depois de enviar. O formulário não mostra o que os outros entrevistadores responderam. O resultado aparece na candidatura, em "Avaliações dos entrevistadores", e pode disparar regras da etapa pelo gatilho "Entrevistador envia o scorecard".

7. O que ainda não existe

Até setembro de 2026, a presença do candidato não é detectada automaticamente: ela vem da resposta do entrevistador no scorecard ou do botão "Não compareceu" na Agenda. A disponibilidade também não lê compromissos do Google Calendar ou do Outlook, então um compromisso marcado direto lá não bloqueia horário aqui: bloqueie em Dias específicos.

Também não existe distribuição automática entre os entrevistadores do pool: o candidato vê os horários livres de todos e escolhe.